Puuttuva pala nykyiseen työhön

Ratkaisuja aikaa vieviin tai virheille alttiisiin työvaiheisiin.

Rutirob täydentää nykyisiä järjestelmiäsi ohjelmistotyökalulla, automaatiolla tai integraatiolla. Rakennamme vain sovitun, liiketoiminnalle hyödyllisen osan.

Neljä tapaa nopeuttaa työtä ja vähentää virheitä

01

Rutiinien automatisointi

Toistuvat siirrot, muistutukset ja tarkistukset hoituvat sovituilla säännöillä. Ihmiselle jäävät päätökset ja poikkeukset.

02

Seuranta ja raportointi

Tieto kootaan useasta lähteestä yhteen näkymään, jotta tilanne, vastuut ja poikkeamat ovat helpommin nähtävissä.

03

Sisäiset työkalut

Rajattu sovellus tukee juuri omaa prosessiasi, kun valmisjärjestelmästä puuttuu tärkeä työvaihe.

04

Integraatiot ja tiedonsiirto

Yhdistämme käytössä olevia järjestelmiä silloin, kun tieto muuten kopioidaan käsin tai jää järjestelmien väliin.

Toteutettuja ratkaisuja

Ratkaisuja käytännössä

Seuraavat esimerkit näyttävät, miten automaatio, integraatio tai työkalu nopeuttaa toistuvia työvaiheita, kokoaa tiedon yhteen tai auttaa havaitsemaan poikkeamat.

Taloushallinnon automaatiot ja integraatiot

Näissä toteutuksissa toistuva tiedonsiirto, kirjaaminen ja täsmäytys tehdään sovituilla säännöillä. Varmasti käsiteltävät tiedot etenevät automaattisesti, ja poikkeamat jäävät ihmisen tarkistettaviksi.

Taloushallinto

Automaattinen kuukausi­laskutus Odoosta Procountoriin

Kuukausilaskutusta tekevä yritys säästi mitatusti kaksi työpäivää kuukaudessa, kun palvelutietojen hakeminen, laskujen muodostaminen ja siirto taloushallintoon automatisoitiin.

Palvelutiedot siirtyvät automaattisesti Odooseen laskun muodostamista varten ja edelleen Procountoriin. Vain poikkeamat ohjataan ihmisen käsiteltäviksi.
Automaatio hoitaa tavallisen laskutusprosessin palvelutiedoista Procountoriin. Ihminen käsittelee vain poikkeamat.
Arjen lähtötilanne

Samat työvaiheet toistuivat joka kuukausi

Ennen automaatiota asiakkaan palveluiden laajuus tarkistettiin kuukausittain erillisestä järjestelmästä. Tietojen perusteella laskut muodostettiin käsin Odoo-toiminnanohjausjärjestelmässä (ERP).

Kun laskut olivat valmiit, niiden tiedot kopioitiin erikseen Procountoriin. Lopuksi tiedot tarkistettiin vielä molemmista järjestelmistä. Toistuva työ vei aikaa jokaisessa kuukausilaskutuksessa.

Näin ratkaisu toimii

Tiedot siirtyvät järjestelmästä toiseen automaattisesti

Rutirobin toteuttama automaatio hakee asiakkaan palveluiden laajuuden lähtöjärjestelmästä, muodostaa laskun Odooseen ja siirtää laskun tiedot Procountoriin.

Tavallinen kuukausilaskutus etenee ilman käsin tehtävää tiedonsiirtoa. Ihminen käsittelee vain poikkeustilanteet.

Hyöty käytännössä

Kaksi työpäivää säästöä kuukaudessa

  • Palvelutietojen hakeminen, laskujen muodostaminen ja tiedonsiirto automatisoitiin lähes kokonaan.
  • Laskutustietojen kopiointi ja kaksinkertainen tarkistaminen jäivät pois.
  • Laskutus valmistuu tasaisemmin ajallaan.
  • Mitattu työajansäästö on kaksi työpäivää kuukaudessa.

Odoo ja Procountor jäivät osaksi asiakkaan laskutusprosessia. Automaatio siirtää laskutustiedot niiden välillä.

Taloushallinto

Epassi-maksujen tiliöinti ja täsmäytys

Palveluyritys säästää useita tunteja kuukaudessa, kun Epassi-maksujen käsin tehtävä tiliöinti ja täsmäytys hoidetaan automaation avulla. Käyttäjä käynnistää automaation itse, ja epävarmat tapahtumat jäävät ihmisen tarkistettaviksi.

Epassi-maksut etenevät automaattiseen tiliöintiin ja taloushallintojärjestelmään. Palveluntarjoajalle maksettu tilitys täsmäytetään maksutapahtumiin ja poikkeamat erotellaan tarkistettaviksi.
Varmasti käsiteltävät maksut kirjataan sovituilla säännöillä. Poikkeamat kootaan ihmisen tarkistuslistalle.
Arjen lähtötilanne

Maksut kirjattiin tapahtuma kerrallaan

Epassista saadut maksut kirjattiin tapahtuma kerrallaan käsin taloushallintojärjestelmään. Maksujen tiliöinti vei paljon työaikaa joka kuukausi.

Näin ratkaisu toimii

Maksut tiliöidään ja täsmäytetään sovituilla säännöillä

Käyttäjä käynnistää automaation itse. Automaatio hakee Epassin maksut, tiliöi ne sovittujen sääntöjen mukaisesti ja vie kirjaukset taloushallintojärjestelmään.

Täsmäytyksessä Epassin maksutapahtumat kohdistetaan palveluntarjoajalle maksettuun tilitykseen.

Vain varmasti käsiteltävät tapahtumat viedään taloushallintojärjestelmään. Muut tapahtumat kootaan ihmisen tarkistuslistalle.

Hyöty käytännössä

Useita tunteja säästöä kuukaudessa

  • Käsin tehtävä tiliöinti väheni.
  • Ratkaisu säästää useita tunteja kuukaudessa.
  • Virheet vähenivät.

Käyttäjä päättää, milloin automaatio käynnistetään. Poikkeamat tarkistetaan ennen niiden käsittelyä.

Taloushallinto

Lounasetu­tiedot Epassista Procountorin palkka­laskelmille

Lounasetua tarjoava työnantaja säästi aikaa palkanmaksussa, kun lounasetutietojen hakeminen Epassista ja täydentäminen Procountorin palkkalaskelmille automatisoitiin.

Palkanlaskija käynnistää työkalun Procountorin palkkalistan pohjalta. Työkalu hakee työntekijöiden lounasetutiedot Epassista, täydentää varmasti kohdistetut tiedot palkkalaskelmille ja kokoaa muut tarkistuslistalle.
Varmasti kohdistetut lounasetutiedot täydentyvät palkkalaskelmille. Muut tiedot kootaan palkanlaskijan tarkistettaviksi.
Arjen lähtötilanne

Lounasetutiedot syötettiin työntekijä kerrallaan

Ennen työkalun käyttöönottoa Epassista haetut lounasetutiedot syötettiin työntekijäkohtaisesti käsin Procountoriin.

Työvaihe vei aikaa, ja siinä syntyi helposti kohdistus- ja kopiointivirheitä. Väärien kohdistusten selvittämiseen ja korjaamiseen kului huomattavasti aikaa. Käsittely myös viivästytti palkka-aineiston valmistumista.

Näin ratkaisu toimii

Työkalu täydentää tiedot suoraan Epassista

Palkanlaskija muodostaa ensin palkkalistan Procountorissa ja käynnistää sen jälkeen Rutirobin Epassi-työkalun.

Työkalu hakee palkkalistan työntekijät Procountorista ja heidän lounasetutietonsa Epassista. Työntekijöiden lounasedun määrä täydennetään Procountorin palkkalaskelmille.

Jos tietoa ei voida kohdistaa varmasti, sitä ei täydennetä automaattisesti. Näistä tiedoista muodostuu palkanlaskijalle tarkistuslista.

Hyöty käytännössä

Nopea ja virheetöntä palkanlaskentaa

  • Työaikaa säästyi selvästi.
  • Lounasetutietojen kopiointivirheet poistuivat.
  • Jälkikorjausten määrä väheni huomattavasti.
  • Palkka-aineisto valmistuu nopeammin.

Epassi ja Procountor jäivät osaksi asiakkaan palkanlaskentaprosessia. Työkalu siirtää lounasetutiedot niiden välillä ja jättää epävarmat kohdistukset palkanlaskijan tarkistettaviksi.

Asiakaspolut ja myynnin käsittely

Ratkaisut auttavat asiakkaan tiedonhakua ja yhteydenottoa etenemään oikeaan paikkaan. Varsinainen yhteydenoton käsittely ja ylläpidettävät sisällöt säilyvät ihmisillä.

Myynti

Ohjattu asiakas­polku WordPress-verkko­sivustolle

Palveluyrityksen asiakkaiden tarvitsema tieto oli verkkosivustolla, mutta sitä oli vaikea löytää. Kun aiemman ulkoisen järjestelmän käyttöoikeus päättyi, Rutirob toteutti korvaavan päätöspolun asiakkaan omalle WordPress-sivustolle.

Anonymisoidun verkkosivun päälle avautuu kelluvasta painikkeesta valintakortteja, joiden avulla kävijä etenee oikeaan ohjeeseen, palveluun tai yhteydenottotapaan.
Kävijä etenee valintakorttien avulla tarvitsemansa tiedon tai yhteydenottotavan luo.
Arjen lähtötilanne

Tieto oli verkkosivustolla mutta vaikea löytää

Asiakkaan tarvitsema tieto löytyi verkkosivustolta, mutta oikean ohjeen, palvelun tai yhteydenottotavan löytäminen oli vaikeaa.

Aiemman järjestelmän käyttöoikeus päättyi, joten palveluyritys tarvitsi sen tilalle korvaavan ratkaisun.

Näin ratkaisu toimii

Valintakortit muodostavat ohjatun päätöspolun

Kävijä avaa verkkosivun päälle tulevan korttinäkymän kelluvasta painikkeesta. Hän etenee valintakorttien muodostamassa päätöspolussa tekemällä omaa tilannettaan vastaavia valintoja.

Polku ohjaa kävijän valintojen perusteella sopivaan:

  • ohjeeseen
  • palveluun
  • yhteydenottotapaan.

Sama päätöspolku ja kelluva painike mukautuvat mobiililaitteelle.

Asiakkaan ylläpitäjä voi muokata WordPressin hallinnasta polun näkymiä, valintoja ja kohdelinkkejä ilman koodia.

Hyöty käytännössä

Päätöspolku toimii asiakkaan omalla sivustolla

  • Ratkaisu toimii asiakkaan omalla verkkosivustolla ilman aiempaa ulkoista järjestelmää.
  • Asiakas voi itse vaikuttaa päätöspolun sisältöön.
  • Asiakkaan ylläpitäjä voi käytännössä ylläpitää näkymiä, valintoja ja kohdelinkkejä WordPressissä.
Myynti

Yhteydenotto­sähköpostit suoraan myyntiliideiksi

B2B-yrityksen verkkosivuston yhteydenotot saapuvat sähköpostiin. Asiakkaan kokemuksen mukaan käsittely nopeutui ja viestejä ei enää jäänyt epähuomiossa kirjaamatta, kun sovituilla ehdoilla tunnistetut yhteydenotot muutettiin automaattisesti myyntiliideiksi.

Automaatio tunnistaa yhteydenottoviestin sähköpostien joukosta, luo siitä CRM-liidin ja lähettää vastaanottokuittauksen. Epävarmat ja jo kirjatut viestit ohjataan ihmisen tarkistuslistalle.
Onnistuneesti tunnistettu yhteydenotto siirtyy myyjän käsiteltäväksi CRM-liidinä. Epävarmat ja jo kirjatut viestit tarkistaa ihminen.
Arjen lähtötilanne

Jokainen yhteydenotto kirjattiin käsin

Työntekijä luki verkkosivustolta saapuneet yhteydenottosähköpostit ja loi jokaisesta myyntiliidin käsin CRM-järjestelmään. Joskus viesti jäi epähuomiossa kirjaamatta.

Käsin tehtävä työ viivästytti yhteydenottoihin vastaamista. Kirjaamatta jäänyt viesti saattoi jäädä kokonaan käsittelemättä, eikä se näkynyt myynnin seurannassa tai raportoinnissa.

Näin ratkaisu toimii

Tunnistetusta viestistä syntyy myyntiliidi

Automaatio tunnistaa sovituilla ehdoilla verkkosivuston yhteydenottoviestit muiden sähköpostien joukosta.

Myyntiliidille tallennetaan:

  • lähettäjän nimi
  • sähköpostiosoite
  • viestin aihe
  • viestin sisältö
  • yritys ja puhelinnumero, jos ne löytyvät viestistä
  • viestin saapumisaika
  • yhteydenoton lähde.

Jos tietoja ei voida tunnistaa varmasti tai yhteydenotto on jo CRM:ssä, uutta liidiä ei luoda automaattisesti. Viesti siirtyy ihmisen tarkistuslistalle.

Onnistuneesti luotu liidi jää myyjän normaaliin käsittelyyn. Lähettäjälle lähtee automaattinen vastaus, jossa vahvistetaan viestin vastaanotto ja kerrotaan, että viesti käsitellään mahdollisimman pian.

Hyöty käytännössä

Yhteydenotot tulivat mukaan myynnin seurantaan

Asiakkaan kokemuksen mukaan:

  • yhteydenottojen käsinkirjaus väheni
  • viestejä ei enää jäänyt epähuomiossa kirjaamatta
  • yhteydenottojen käsittely nopeutui
  • CRM-seuranta ja raportointi kattoivat kaikki automaation tunnistamat yhteydenotot.

Automaatio huolehtii tunnistamisesta, kirjaamisesta ja vastaanottokuittauksesta. Varsinainen yhteydenoton käsittely säilyy myyjällä.

Seuranta, toimintavarmuus ja ennakointi

Valvonta ja yhteinen tilannekuva nostavat poikkeamat sekä tulevat tarpeet näkyviin. Ihminen arvioi hälytyksen tai ennusteen ja päättää jatkotoimista.

Tietohallinto

Järjestelmien ja varmuus­kopioiden automaattinen valvonta

Digitaalisia palveluja ylläpitävän yrityksen järjestelmät ja varmuuskopioinnit tuotiin jatkuvan automaattisen valvonnan piiriin. Valvonnan hälytys- ja tapahtumalokeista on todettu, että häiriöt ja epäonnistuneet varmuuskopioinnit havaitaan aiempaa nopeammin.

Digitaalisen infrastruktuurin verkostossa valvonta seuraa palvelujen toimintaa ja varmuuskopiointia sekä nostaa havaitun häiriön näkyväksi.
Automaattinen valvonta toimii jatkuvasti. Hälytykset käsitellään sovittuna palveluaikana.
Arjen lähtötilanne

Häiriö saattoi jäädä huomaamatta

Järjestelmien ja varmuuskopioiden tila piti tarkistaa erikseen. Häiriö tai epäonnistunut varmuuskopiointi saattoi jäädä huomaamatta, eikä varmuuskopioiden palautuskelpoisuudesta ollut ajantasaista varmuutta.

Näin ratkaisu toimii

Järjestelmät ja varmuuskopioinnit jatkuvaan valvontaan

Automaattinen ratkaisu valvoo:

  • verkkopalvelujen ja palvelinten saavutettavuutta
  • keskeisten taustapalvelujen toimintaa
  • tietokantojen toimintaa
  • ajastettujen integraatioiden toimintaa
  • varmuuskopiointien käynnistymistä ja onnistumista
  • varmuuskopioiden eheyttä ja palautuskelpoisuutta testipalautuksella.

Häiriöstä tai epäonnistuneesta varmuuskopioinnista lähtee hälytys asiakkaan ylläpitäjille. Valvonta ei korjaa häiriötä automaattisesti.

Valvonta toimii jatkuvasti, mutta hälytykset käsitellään sovittuna palveluaikana.

Varmuuskopioiden tarkistus tekee testipalautuksen. Onnistunut testipalautus takaa, että tarkistettu varmuuskopio voidaan palauttaa tarvittaessa.

Hyöty käytännössä

Poikkeamat havaitaan aiempaa nopeammin

Häiriöt ja epäonnistuneet varmuuskopioinnit havaitaan aiempaa nopeammin. Tulos on todettu valvonnan hälytys- ja tapahtumalokeista.

Varastonhallinta

Kriittisen kulutus­tarvikkeen seuranta ja kulutus­ennuste

Yritys voi seurata varaston kriittisen kulutustarvikkeen määrää, kulutusnopeutta ja ennustettua loppumisajankohtaa yhdessä näkymässä. Näin täydennykset voidaan ajoittaa todellisen kulutuksen perusteella.

Varastoympäristön kriittisen kulutustarvikkeen määrä vähenee kulutuskäyrällä, johon on merkitty ennustettu loppumisajankohta ja lähestyvä täydennysajankohta.
Kulutushistoria auttaa ennakoimaan tarvikkeen loppumista. Varoituksen jälkeen ihminen päättää täydennyksestä ja tekee tilauksen.
Arjen lähtötilanne

Nykyinen määrä tiedetään, mutta tulevaa tarvetta ei

Tarvikkeen tiedot ovat hajallaan useassa järjestelmässä, joten varaston kokonaiskuva kootaan käsin. Nykyinen määrä tunnetaan, mutta kulutusnopeutta tai loppumisajankohtaa ei ennusteta.

Ilman ennustetta täydennyksiä voidaan tehdä liian aikaisin tai vasta silloin, kun puute jo uhkaa.

Näin ratkaisu toimii

Kulutus ja täydennykset samaan tilannekuvaan

Ratkaisu kokoaa usean järjestelmän tiedot aikasarjakantaan. Verkkopalvelu näyttää raportointia varten:

  • tarvikkeen nykyisen määrän
  • kulutushistorian
  • kulutusnopeuden
  • ennustetun loppumisajankohdan
  • tehdyt täydennykset
  • täydennysten vaikutuksen ennusteeseen.

Mobiilisovelluksesta tilanteen voi tarkistaa nopeasti. Ratkaisu varoittaa, kun tarvikkeen ennustettu loppuminen lähestyy.

Varoitus ei tee tilausta automaattisesti. Ihminen arvioi tilanteen, päättää täydennyksestä ja tekee tilauksen.

Hyöty käytännössä

Täydennykset todellisen kulutuksen perusteella

  • Täydennykset voidaan ajoittaa toteutuneen kulutuksen perusteella.
  • Tilannekuva kootaan automaattisesti usean järjestelmän tiedoista.
  • Raportoinnissa tarvittavat tiedot näkyvät yhdessä näkymässä.
  • Kulutuksen muutos ja täydennysten vaikutus ennusteeseen näkyvät samassa kokonaisuudessa.

Ratkaisu tukee täydennyspäätöstä ajantasaisella tilannekuvalla ja ennusteella. Päätös tilauksesta säilyy ihmisellä.

Integraatiot ja tiedonsiirto

Enemmän kuin tiedon siirtämistä paikasta toiseen

Selvitämme ensin, löytyykö tarkoitukseen valmis yhteys. Rakennamme vain puuttuvan osan ja huolehdimme sovitun integraation toimivuudesta myös järjestelmien muuttuessa.

  • Tiedon haku ja siirtooikeasta lähteestä sovittuun kohteeseen
  • Muunnokset ja säännöttieto käsitellään liiketoiminnan tarpeen mukaan
  • Täsmäytyssiirretty tieto voidaan tarkistaa lähdettä vasten
  • Poikkeamien käsittelyvirheet nostetaan hallitusti tarkistettaviksi
  • Lokitus ja seurantatapahtumista jää tarvittava jälki
  • Yhteensopivuuden ylläpitosovittu yhteys pidetään toimintakykyisenä

Mitä työvaihetta haluaisit yrityksessäsi kehittää?

Kerro työvaiheesta, jossa tietoa etsitään, tarkistetaan tai siirretään ohjelmistosta toiseen. Voit kertoa myös tilanteesta, jossa virheitä syntyy tai tieto ei aina saavuta sitä tarvitsevaa henkilöä.

Kartoitamme tilanteen kanssasi ja selvitämme, miten työvaihetta voidaan nopeuttaa, automatisoida tai tehdä varmemmaksi.

Sovi kartoitus